FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: QUAIS SÃO E COMO APLICAR NA SUA EMPRESA

As funções administrativas fazem parte da rotina de qualquer empresa. Mas você já parou para pensar em sua importância e em como encarar cada uma delas?

Seja qual for o tamanho do seu negócio, você precisa exercer quatro funções: planejar, organizar, dirigir e controlar.

Neste artigo, vamos explicar melhor o que são essas atribuições e como você pode melhorar os processos e os resultados de cada uma delas.

Quais são as funções administrativas?

As quatro funções administrativas são planejar, organizar, dirigir e controlar. Elas compreendem um grande universo de ações que o gestor deve tomar para manter a organização no rumo certo.

Planejar

Planejar significa estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos se chegará a eles.

Afinal, nenhum projeto é feito no improviso. Ele é antes pensado e discutido, ou seja, planejado, e depois comunicado aos demais funcionários envolvidos. Além de questões internas da empresa, deve-se levar em conta, na hora de planejar, os cenários futuros do mercado.

Ao contrário do que muitos podem pensar, o planejamento não envolve apenas intuição do administrador. Ele precisa, primeiramente, estudar bastante o mercado e tentar embasar as suas projeções o máximo possível.Claro que um profissional experiente ou intuitivo terá melhor capacidade de interpretar os dados, mas o estudo é sempre o ponto de partida do planejamento.

Organizar

E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. Ou seja, definir de que maneira o projeto será feito e distribuí-lo entre os departamentos e profissionais correspondentes.

Aí, entra em jogo a produtividade e eficiência, isto é, fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível – sem prejudicar a qualidade de entrega, é claro.

Para essa função, obviamente, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização – individual e coletiva.

Visão sistêmica e um bom conhecimento sobre os processos produtivos do setor da empresa também são características essenciais.

Dirigir

Dirigir significa liderar. Ou seja, a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados. Aqui, não estamos falando apenas de distribuir as tarefas, mas sim de influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva.

Muitos administradores que são brilhantes nas outras três funções deixam a desejar nessa. É por isso que você já deve ter ouvido falar que nem todo administrador é um líder. Para liderar, você vai precisar, sobretudo, de muita inteligência emocional, que é a capacidade de perceber as emoções dos outros e comunicar as suas.É uma questão de fazer o possível para manter os funcionários satisfeitos coletivamente, sem prejudicar as finanças da empresa.

Controlar

Você planejou, organizou e delegou as tarefas aos seus empregados.

Isso tudo não é garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos. Para isso, existe o controle.

Ele envolve a criação de padrões de desempenho, medição do desempenho atual, a comparação entre o desempenho padrão e o atual e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho dos objetivos inicialmente traçados. Para controlar a empresa, ajuda muito ter uma boa capacidade de análise, mas, assim como no planejamento, é fundamental se basear em números.

Quanto mais indicadores técnicos você tiver, melhores condições terá de fazer uma avaliação fidedigna da situação da empresa.

Mas lembre que a frieza dos números também pode enganar – use a sua capacidade de observação para interpretar as planilhas.

Equilíbrio nas funções administrativas

Assim como há administradores que não têm perfil de liderança, como falamos anteriormente, há aqueles que sabem liderar e cativar como poucos a sua equipe, mas não têm organização o suficiente para colocar os projetos planejados em prática.

Ou então sabem organizar a produção muito bem, mas sofrem no controle, pois não sabem estabelecer e comparar parâmetros para saber se está tudo certo.

O que isso quer dizer é que não adianta ser um gênio em uma função e um fracasso na outra.

Portanto, procure trabalhar cada uma dessas capacidades para dar à sua empresa a estabilidade que ela precisa.

Além de buscar o aprimoramento nessas funções, lembre-se, ao começar um novo negócio, que você pode encontrar qualidades complementares em um possível sócio.

Essa é uma possibilidade interessante, que nem sempre é levada em consideração no início dos esforços para tirar a ideia do papel.

Gostou das dicas para planejar, organizar, dirigir e controlar melhor a sua empresa?

Então é hora de se concentrar nas funções estratégicas e deixar a parte administrativa e o operacional com a gente. Conheça nossos serviços!

Raquel Almeida | Assessoria Administrativa e Secretariado Remoto.
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Há 5 anos descomplicando a vida de empreendedores e profissionais liberais através dos serviços de assessoria administrativa e secretariado remoto.