VOCÊ PRECISA APRENDER A DELEGAR!

"Delegar é a principal habilidade da gestão eficaz." - Donna Genett.

Quer melhorar o seu atendimento,  seu desempenho e diminuir as margens de erro das tarefas que não dependem exclusivamente de você?

Assegure resultados sempre positivos. Alivie o estresse e viva com mais tranquilidade! 

Mas você deve estra se perguntando… Como conseguir isso se  a cada dia você vê mais papéis se acumulando sobre sua mesa.

Não consegue se dedicar o tempo que gostaria à análise de projetos e menos ainda a treinar seu pessoal, melhorar resultados e cumprir metas? A resposta é: APRENDA A DELEGAR.

Muitos profissionais, principalmente empreendedores da saúde, acabam tomando para si atividades que se delegadas de maneira correta, com a objetividade e o detalhamento necessários, renderiam grandes resultados – e mais: proporcionariam o tempo. a tranquilidade e o distanciamento essenciais a uma gestão competente.

Por isso, resolvi trazer para o blog esse tema que é tão relevante, e compartilhar com você várias informações e insights para te ensinar a delegar, confira baixo:

Invista em delegar tarefas
  • Defina e descreva claramente cada tarefa.
  • Seja específico.
  • Peça que o subordinado repita a tarefa para você, a fim de assegurar que o que é esperado tenha sido compreendido em sua totalidade.
  • Prepare-se com antecedência.
  • Defina claramente o prazo no qual a tarefa deve ser concluída.
  • Defina o nível de autonomia do funcionário ao delegar a tarefa:
    • Nível 1: autonomia para recomendar, permitindo ao funcionário pesquisar planos de ação e propor a melhor alternativa. Atribuir este grau de autonomia quando precisar de informações antes de tomar uma decisão.
    • Nível 2: autonomia para informar sobre a ação e colocá-la em prática, permitindo ao funcionário pesquisar e escolher o melhor caminho; reportar o porquê da escolha e começar a agir. Atribuir este grau de autonomia quando quiser que possíveis planos de ação sejam previamente informados para que problemas potenciais possam ser prevenidos.
    • Nível 3: autonomia para agir, conferindo ao funcionário autonomia plena para agir com respeito à tarefa ou ao projeto. Atribuir este grau de autonomia quando confiar nas aptidões de alguém ou a tarefa envolver riscos mínimos.
  • Mantenha reuniões de verificação para saber o que está acontecendo e oferecer orientação, se necessário (marque-as logo e com frequência, em princípio; depois aumente os intervalos).
  • Conclua o processo com uma recapitulação das etapas do trabalho para discutir o que deu certo, o que poderia ser aprimorado e o que foi aprendido (resultados desejados para o projeto; tempo de conclusão; grau de autonomia; pontos de verificação).
Benefícios de delegar com eficácia
  • Permite ganhar tempo!
  • Permite focar no que é mais importante!
  • Permite que o pessoal cresça em capacidade e confiança!
  • Permite o desenvolvimento, o treinamento e a orientação do pessoal!
  • Cria oportunidades de reconhecimento!
  • Permite fazer um levantamento dos baixos desempenhos!
  • Assegura resultados positivos!
Seis passos para delegar com eficácia
  • Prepare-se previamente.
  • Defina claramente a tarefa a ser realizada. Seja específico. Peça a pessoa a quem está delegando para repetir as informações para você, a fim de assegurar que ela compreendeu tudo.
  • Estabeleça claramente o prazo de execução da tarefa.
  • Defina o grau de autonomia que deve ser atribuído a quem realizará a tarefa:
    • Nível 1: autonomia para recomendar.
    • Nível 2: autonomia para informar sobre a ação e colocá-la em prática.
    • Nível 3: autonomia para agir.
  • Determine pontos de verificação quando for se reunir com as pessoas a quem as tarefas foram delegadas, para acompanhar o progresso do trabalho e, se preciso, oferecer orientação ao funcionário. Planeje-os inicialmente com freqüência e torne-os mais espacejados ao notar que a tarefa está sendo executada sem problemas.
  • Faça com o colaborador uma recapitulação completa do trabalho para discutir o que transcorreu bem, o que pode ser aprimorado e o que foi aprendido.

Agora você já sabe tudo que precisa para delegar de maneira assertiva e profissional. Conta pra gente: qual era a realidade da sua clínica ou consultório? Identificou onde melhorar no quesito delegação de tarefas? 

Independentemente de como você fazia antes, saiba que nosso escritório pode ajudar você a organizar os processos internos e melhorar a gestão do seu negócio. 

Gostou do artigo e quer conhecer outras boas práticas de gestão da equipe Raquel Almeida? Continue acompanhando o blog!

Referência:
Genett, Donna M. O poder de delegar. Tradução de Alexandre Tuche. 6. Ed. Rio de Janeiro: Bestseller, 2008.

Raquel Almeida | Assessoria Administrativa e Secretariado Remoto.
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Há 5 anos descomplicando a vida de empreendedores e profissionais liberais através dos serviços de assessoria administrativa e secretariado remoto.